王子光照苑
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個人情報保護方針などについて

 本苑は、個人情報の取り扱いに関して、その保護に関する方針などを以下のとおり定め、個人情報の利用目的やご本人への個人情報の開示手続などについても、適切な取り扱いに努めます。

1 個人情報保護に対する基本方針(プライバシーポリシー)

 王子光照苑(以下「施設」という)は、利用者などの個人情報を適切に取り扱うことは、介護サービスに携わるものの重大な責務と考えます。

 当施設が保有する利用者などの個人情報に関し適正かつ適切な取扱いに努力するとともに、利用者、ご家族、地域の方々をはじめ、広く社会からの信頼を得るために、自主的なルールおよび体制を確立し、個人情報に関連する法令その他関係法令及び厚生労働省の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン(以下「ガイドライン」)」(平成16年12月24日)を遵守し、個人情報の保護を図ることをここに宣言します。

個人情報の適切な取得、管理、利用、開示、委託

個人情報の取得にあたり、利用目的を明示した上で、必要な範囲の情報を取得し、利用目的を通知または公表し、その範囲内で利用します。

個人情報の取得・利用・第三者提供にあたり、本人の同意を得ることとします。

当施設が、委託をする医療・介護関係事業者は、業務の委託に当たり、「個人情報保護法」と「ガイドライン」の趣旨を理解し、それに沿った対応を行う事業者を選定し、かつ秘密保持契約を締結した上で情報提供し、委託先への適切な監督をします。

個人情報の安全性確保の措置

 

当施設は、個人情報保護の取り組みを全役職員などに周知徹底させるために、個人情報保護に関する規程類を整備し、必要な教育を継続的に行います。

個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、または毀損の予防および是正のため、当施設内において規程を整備し安全対策に努めます。

個人情報の開示・訂正・更新・利用停止・削除などへの対応

当施設は、本人が自己の個人情報について、開示・訂正・更新・利用停止・削除などの申し出がある場合には、速やかに対応します。これらを希望される場合には、電話 03-3927-9851 担当 稲葉よね子(施設サービス部長)までお問い合わせください。

苦情の処理

当施設は、個人情報取扱に関する苦情に対し、適切かつ迅速な処理に努めます。

2 個人情報の利用目的

王子光照苑(以下「施設」)では、利用者の尊厳を守り安全管理に配慮する個人情報保護方針の下、ここに利用目的を特定します。あらかじめ利用者本人の同意を得ないで、必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことはいたしません。

≪利用者への介護サービスの提供に必要な利用目的≫

1.当施設内部での利用目的

 ア  当施設が利用者などに提供する介護サービス

 イ  介護保険事務

 ウ    介護サービスの利用にかかる当施設の管理運営業務のうち次のもの

  ・入退所などの管理

  ・会計、経理

  ・事故などの報告

  ・当該利用者の介護・医療サービスの向上

2. 他の介護事業者などへの情報提供を伴う利用目的

 ア   当施設が利用者などに提供する介護サービスのうち

  ・利用者に居宅サービスを提供する他の居宅サービス事業者や居宅介護支援事業所などとの連携(サービス担当者会議など)、照会への回答

  ・その他の業務委託

  ・利用者の診療などにあたり、外部の医師の意見・助言を求める場合

  ・家族などへの心身の状況説明

 イ   介護保険事務のうち

  ・保険事務の委託

  ・審査支払い機関へのレセプトの提出

  ・審査支払い機関または保険者からの照会への回答

 ウ  損害賠償保険などに係る保険会社などへの相談または届出など

≪上記以外の利用目的≫

1.施設内部での利用に係る利用目的

 ア   当施設の管理運営業務のうち次のもの

  ・介護サービスや業務の維持・改善の基礎資料

  ・当施設などにおいて行われる学生などへの実習の協力

  ・当施設において行われる事例研究

2.他の事業者などへの情報提供に係る利用目的

 ア   当施設の管理運営業務のうち

  ・外部監査機関への情報提供

3 個人情報保護規程

(目的)

第1条 社会福祉法人光照園 王子光照苑ほか、北区立堀船高齢者在宅サービスセンターおよび、豊島地域包括支援センター(以下「当苑」という。)は、個人の尊厳を最大限に尊重するという基本理念のもと、個人情報の適正な取り扱いに関して、「個人情報の保護に関する法律」およびその他の関連法令等を遵守する。

(利用目的の特定)

第2条 当苑が個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定する。

2 当苑が取得した個人情報の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と変更

後の利用目的とが相当の関連性を有する合理的な範囲内になければならない。ただし、当該個人情報がプライバシー情報(私生活上の事実に関して一般的に公開を望まない内容の情報をいう。以下同じ。)を含む場合、利用目的を変更するには原則として本人の同意を必要とするものとする。

3 前項に従って個人情報の利用目的を変更した場合には、変更した利用目的について、

本人に通知または公表しなければならない。

(利用目的外の利用の制限)

第3条 当苑は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条に定める利用目的を超えて個人情報を取り扱ってはならないものとする。

2 前条または前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条によって特定された利用目的の範囲を超える必要かつ合理的な範囲において、個人情報を取り扱うことができるものとする。

(1)法令に基づくとき

(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(取得に関する規律)

第4条 当苑が個人情報を取得するときには、その利用目的を具体的に特定して明示し、適法かつ適正な方法で行うものとする。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合には、利用目的を具体的に特定して明示することなく、個人情報を取得できるものとする。

2 当苑が個人情報を取得したときには、あらかじめその利用目的を公表している場合

を除き、速やかにその利用目的を本人に通知または公表するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合には、本人に通知または公表しなくてもよいものとする。

  (1)利用目的を本人に通知または公表することによって、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき

  (2)利用目的を本人に通知または公表することによって、当苑の権利または正当な利益を害するおそれがあるとき

  (3)国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知または公表することによって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

  (4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき

(個人データの適正管理)

第5条 当苑は、利用目的の達成に必要な範囲内において、常に個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

2 当苑は、取り扱う個人データの漏洩、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

3 当苑は、個人データを取り扱わせる当苑の職員に対し、個人データの安全管理のために必要かつ適切な監督を行うものとする。

4 当苑は、個人データの取り扱いの全部または一部を第三者に委託する場合には、当該第三者に対し、個人データの安全管理のために必要かつ適切な監督を行うものとする。

5 当苑は、利用目的に関して保有する必要のなくなった個人データにつき、6月を超えて保有することのないよう、確実かつ速やかに消去することとする。

(個人データの第三者提供の制限)

第6条 当苑は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しないものとする。

(1)法令に基づくとき

(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の第三者に該当しないものとする。

(1)当苑が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取り扱いの全部または一部を委託する場合。

(2)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合。

(3)個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いている場合。なお、利用目的または個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合には、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

(保有個人データに関する事項の公表)

第7条 当苑は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くものとする。

(1)当苑の名称

(2)すべての保有個人データの利用目的(第4条第2項第1号ないし第3号に該当する場合を除く。)

(3)次条第1項および第9条第1項の規定による求めに応じる手続

(4)当苑が行う保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先

(保有個人データの開示)

第8条 当苑は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、身分証明書等によって本人であることを確認した上で、本人に対して保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することによって次の各号のいずれかに該当する場合には、その全部または一部を開示しないものとする。

(1)本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)当苑の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(3)他の法令に違反することとなる場合

2 前項に定める開示の方法は、書面の交付による方法とする。ただし、あらかじめ、本人との間で口頭での回答による開示を合意によって定めている場合には、その方法によるものとする。

(保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等)

第9条 当苑は、本人から、書面または口頭によって、開示に係る個人データの訂正、追加、削除または利用停止を求められたときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、速やかに必要な調査を行い、理由があることが判明した場合には、その結果に基づいて当該保有個人データの訂正、追加、削除または利用停止等の措置を採るものとする。

2 当苑は、前項に基づいた措置を採ったとき、または措置を採らない旨の決定をしたときは、本人に対して遅滞なくその旨(訂正または追加した場合には、その内容を含む。)に理由を付して通知するものとする。

(開示申出に対する決定)

第10条 当苑は、開示申出があった日から原則として10日以内に、開示申出者に対して、開示申出に係る個人情報の全部若しくは一部を開示する旨の決定または開示しない旨の決定(第8条の規定により開示申出を拒否するときおよび開示申出に係る個人情報が記録された個人情報データベース等を保有していないときの当該決定を含む。)をするものとする。

2 当苑は、前項の決定(以下「開示決定等」という。)をしたときは、開示申出者に対し、遅滞なく書面によりその旨通知するものとする。

3 当苑は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に開示決定等をすることができないと認められる場合には、30日以内に決定するものとする。

4 当苑は、第1項の規定により開示請求に係る個人情報の全部または一部を開示しないときは、開示申出者に対し、第2項に規定する書面によりその理由を示すものとする。

5 当苑は、開示決定等をする場合において、当該決定に係る個人情報に法人以外のものとの間における協議、協力等により作成し、または、取得した個人情報があるときは、あらかじめ、これらのものの意見を聴くことができる。

(開示の方法)

第11条 個人情報の開示は、個人情報が記録された個人情報データベース等の当該個人情報に係る部分につき、文書、図画または写真にあっては閲覧若しくは視聴または写しの交付により、フィルムにあっては視聴または写しの交付により、磁気テープ、磁気ディスク等にあっては視聴、閲覧、写しの交付等で適切な方法により行う。

2 前項の視聴または閲覧の方法による個人情報の開示にあっては、当苑は、当該個人情報が記録された個人情報データベース等の保存に支障が生ずるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときは、当該個人情報が記録された請求対象文書の写しにより開示することができる。

(異議の申出)

第12条 開示申出者または訂正等の申出者は、第8条よる開示決定等または第9条による訂正決定等について不服があるときは、法人理事長に対して書面により異議の申出(以下「異議申出」という。)ができる。

2 前項の異議申出は、開示決定等または訂正決定等があったことを知った日の翌日から起算して60日以内に行わなければならない。

3 第1項の異議申出があった場合は、法人は、当該異議申出のあった日から原則として14日以内に対象となった開示決定等または訂正決定等について再度の検討を行なった上で、当該異議申出についての回答を書面により行うものとする。

4 当苑は、やむを得ない理由により、前項に規定する期間内に異議申出に対する回答を行うことができないと認められる場合には、30日以内に決定するよう努めるものとする。

5 第3項および前項に定める異議申出に対する対応は、別に定める苦情解決に関する規程(苦情対応規程)により行うものとする。

(個人情報保護管理者および苦情対応)

第13条 当苑は、個人情報の適正な管理を図るため、個人情報保護管理者および雇用管理個人情報管理責任者を定め、当苑における個人情報の管理に必要な措置を行うものとする。

2 前項に定める個人情報保護管理者は、苑長とする。

3 第1項に定める雇用管理個人情報管理責任者は、副苑長とする。

(個人情報事故への対応)

第14条 当苑の管理に係る個人データにつき個人情報事故が発生し、または発生したと思料される場合には、これを知った職員等(ボランティア等の従事者を含む。以下同じ。)は、直ちに個人情報保護管理者に通知する。

2 個人情報保護管理者は、個人情報事故の内容および態様、被害の内容、態様および範囲等の事情を考慮して、自らまたは個人情報保護事務担当者に指示し、必要な調査を実施する。この場合において、個人情報保護管理者は、外部の専門家を選任し、必要な調査を行わせることができる。

3 個人情報保護管理者は、前項の調査結果をふまえ、個人情報事故の内容および態様、被害の内容、態様および範囲等の事情を考慮し、直ちに、自ら必要な措置を講じ、または必要な措置を講じることを理事長に助言する。個人情報保護管理者が自ら必要な措置を講じた場合には、直ちに理事長にその旨を報告する。

4 個人情報保護管理者または理事長が前項の規程に基づき必要な措置を講じた場合には、理事長は、直近に開催される理事会においてその措置の経緯および内容を報告する。

5 個人情報保護管理者または理事長が第3項の規程に基づき必要な措置を講じた場合には、理事長は、直ちに東京都(または区市町村)にその措置の経緯および内容を報告する。

(職員等の責務)

第15条 当苑の職員等(ボランティア等の従事者を含む。以下同じ。)または職員等であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を第三者に漏洩し、または不当な目的のために利用してはならない。

2 本規程は、個人情報保護を目的とした規程であって、当苑の職員等または職員等であった者は、プライバシー情報の保護に関しても別途厳格に法令を遵守するよう努めるものとする。

(損害賠償)

第16条 当苑は、故意または過失によって個人情報事故が発生したまたは発生させた職員などに対し、その行為によって利用者や家族、当苑が被った損害または逸した利益を損害賠償することができる。

2 当苑は職員などの過失もしくは管理的過失により利用者、家族に損害、利益損失を与えた場合、損害賠償を行う。

(内規の制定)

第17条 個人情報の具体的な取扱い方法を定めるために、内規を定めることができる。

(所管部署)

第18条 この規程の所管部署は管理部管理課とする。

(定めのない事項)

第19条 この規程にない事項よびこの規程の解釈に疑義が生じた場合の解釈は、個人情報保護管理者および理事長と雇用管理個人情報管理責任者が協議の上、個人情報管理者が行うものとする。

(規程の改廃)

第20条 この規程の改廃は、理事長専決とする。

附則 この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附則 この規程は、平成23年4月1日から施行する。

4 個人情報開示規程

(目的)

第1条

社会福祉法人光照園は、法人で所有する利用者個人に関する情報を適切に提供することにより、利用者・家族がサービス内容を充分に理解し、当法人とサービスを受ける利用者・家族が互いに信頼関係を保ちながら、共同して介護目標を達成することを目的として制定する。

(開示対象情報)

第2条

開示を行う情報はおおむね以下のようなものであるが、利用者個人が特定できる情報は原則としてすべて開示対象とする。

1.契約などに関する情報:契約書、重要事項説明書など

2.介護サービスに関する情報:主治医の意見書、診断書、アセスメントの結果の記録、ケアプラン、サービスの提供の記録、身体的拘束などに係る記録、嗜好調査、苦情の内容などの記録、請求書、面会記録、利用者アンケート、事故報告書など

3.請求に関する情報:介護報酬など

(情報提供の一般原則)

第3条

1.施設の苑長は、利用者が自己に関する情報の閲覧、写しを求めた場合には、原則としてこれに応じるものとする。

2.情報提供は、口頭による説明、説明文書の交付、各記録の開示などにより提供する。

3.文書による開示の際、利用者が補足的な説明を求めたときは、関係職員はこれに応ずるものとする。ただし、求めがない場合においても適切なサービス提供する上で必要な情報は適宜説明するものとする。

(情報開示を求め得る人)

第4条

1.利用者が判断能力がある場合は、利用者本人。

2.利用者に法定代理人がある場合は、その法定代理人。

3.利用者本人から代理権を与えられた親族(委任状必要)

4.利用者が成人で判断能力に凝議がある場合は、現実に利用者の世話をしている親族およびこれに順ずる縁故者

5.利用者が亡くなっている場合は、原則的には家族、代理人には開示を行う。家族確認は家族と証明できる証明書をもって確認を行う。

6.警察などの取り調べに関しては、裁判所の開示要求などの証明書を確認して開示を行う。

7.その他、外部からの問合せに対しては、包括同意を得ている範囲で行うものとし、それを超える場合は、個別に同意を取らなければならない。

(開示、非開示の考慮事項)

第5条

開示にあたっては、以下を充分考慮して対応しなければならない。特に、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、他の法令に違反することとなる場合は特に非開示を考慮すること。

1.心理的影響などによる介護サービスへの悪影響があるかないか

2.紹介状など第三者情報でその当事者からの了解が得られているかどうか

3.関係者の利権、利害関係

4.訴訟への対応

5.利用者の状況(性格、家族など、職業、社会的立場、宗教、理解力など)

6.説明の方法

7.開示後のメンタルサポート

8.その他

(開示を求める手続き)

第6条

1.開示依頼

個人情報の開示を求めようとする者は、当法人の定めた「開示申立書」 により施設の長に申し立てる。

2.開示受付け

窓口担当者は、第4条に定める情報開示を求め得る人であることを確認してから「開示申立書」を確認し、個人情報の開示を求めようとする者に対して開示の手順、複写などの料金の説明、開示検討の後に連絡を行う旨を説明する。

3.開示協議

開示受付を行ったのち、直ちに開示検討委員メンバーは開示検討委員会を開催し、第5条に定める開示、非開示の考慮事項について協議し開示を決定した後、個人情報の開示を求めようとする者に可否および日時などを通知する。

4.開示書類の準備と開示

開示に必要なコピーなどを準備して個人情報の開示を求めようとする者に対して情報を発行する。必要な場合は補足説明を行う。発行は終了したら開示に関わる諸請求を行い、開示台帳に開示記録を記載する。

(費用の請求)

第7条

開示にあたっては、次の費用を請求する。

開示手数料:210円

コピー1枚につき:20円(片面コピー、サイズ共通)

※1 「個人情報開示申立書」は、こちらを開き、印刷してご使用下さい。

※2 「個人情報開示申立書」送付先

〒114-0002  東京都北区王子3-3-1 王子光照苑

個人情報開示担当  施設サービス部長 稲葉よね子 宛